Để giúp cho các bạn nắm rõ cách lập bảng cân đối số phát sinh và cách kiểm tra đối chiếu một cách chính xác nhất cho cân đối phát sinh. Hôm nay Học Viện Kế Toán Việt Nam chia sẻ với bạn cách lập bảng cân đối số phát sinh và chi tiết các bước kiểm bảng cân đối phát sinh năm như sau: Bảng cân đối số phát sinh tài khoản dùng để phản ánh tổng hợp số hiện có đầu năm, số phát sinh tăng, giảm trong năm và số hiện có cuối năm được phân loại theo tài khoản kế toán của các loại tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu, nợ phải trả, doanh thu, thu nhập khác, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Về cách lập bảng cân đối số phát sinh ta căn cứ và số liệu dư cuối kỳ năm trước và toàn bộ phát sinh của năm nay trên sổ cái các tài khoản kế toán phát sinh trong kỳ..
– Cột số hiệu tài khoản: Lấy toàn bộ các tài khoản cấp 1 và các tài khoản cấp 2,.. sử dụng hạch toán trong năm báo cáo.
– Cột tên tài khoản: Tên tài khoản tương ứng với từng số hiệu tài khoản. Bạn có thể Copy hoặc dùng hàm VLOOKUP để tìm kiếm
– Cột Dư Nợ đầu kỳ, Dư có đầu kỳ: Đây chính là số dư cuối kỳ năm trước. Các bạn có thể copy hoặc sử dụng hàm Vlookup để lấy số dư của từng tài khoản.
– Cột PS Nợ, PS Có trong kỳ: Đây chính là số liệu phát sinh Nợ, Có trên Nhật ký chung hoặc Bảng nhập liệu (tùy vào ứng dụng Excel của bạn). Kế toán sử dụng hàm SUMIF để tổng hợp giá trị tổng phát sinh của từng tài khoản trong kỳ.
– Cột số dư Nợ, Có cuối kỳ: Bạn sẽ xác định số dư nợ hoặc có cuối kỳ bằng công thức:
Dư cuối năm = Số dư đầu năm + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm
Tuy nhiên đây là công thức trên lý thuyết, còn ứng dụng vào Excel thì bạn cần làm như sau: = MAX(Dư Nợ đầu năm + PS Nợ trong năm – Dư Có đầu năm – PS Có trong năm,0)
Chi tiết mời các bạn Xem Video hướng dẫn cách lập bảng cân đối số phát sinh ở cuối bài viết.
2/ Cách lập bảng cân đối số phát sinh trên phần mềm. Khi lập trên phần mềm thì phần mềm tự động cập nhật số liệu lên cân đối cho bạn. Bạn chỉ cần kiểm tra đúng sai là Ok.
3/ Các bước kiểm tra cách lập bảng cân đối số phát sinh cho một số tài khoản:
Nguyên tắc: Tổng Phát Sinh Bên Nợ = Tổng Phát Sinh Bên Có
Đầu tiên chúng ta sẽ kiểm tra nhanh một số yếu tố như:
– Tổng Số Dư Nợ đầu kỳ = Tổng số Dư Có đầu kỳ = Số dư cuối kỳ trước kết chuyển sang,
– Tổng Phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh ở Nhật Ký Chung trong kỳ,
– Tổng Số dư Nợ cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ
Sau khi đã kiểm tra tính cân đối của của bảng cân đối số phát sinh chúng ta sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết các tài khoản kế toán như sau:
– Các tài khoản đầu 1, 2 không có số dư bên Có, trừ một số TK 131, 138, 214, các TK dự phòng…
– Các tài khoản đầu 3,4 không có số dư bên Nợ, trừ một số TK 331, 333, 338, 421…
– Các tài khoản đầu 5 đến 9 không có số dư
Tiếp đến là kiểm tra chi tiết một số TK chủ yếu:
+ TK 111: Tài khoản luôn có số dư bên nợ, số dư cuối kỳ trên bảng cân đối số phát sinh sẽ khớp với sổ quỹ tiền mặt và bảng kiểm kê quỹ cuối kỳ. Trên sổ quỹ tiền mặt không được phép âm quỹ tại bất kỳ thời điểm nào trong năm.
+ TK 112: Tài khoản này luôn có số dư bên Nợ, số dư cuối kỳ tài khoản 112 sẽ khớp với số tiền còn lại trên sao kê của tài khoản ngân hàng
+ TK 131, 331: Hai tài khoản này hoặc có thể dư nợ, hoặc có thể dư có. Sau khi kiểm tra xong các bạn sẽ phải đối chiếu giữa Sổ chi tiết công nợ với Bảng tổng hợp cộng nợ. Và số sư cuối kỳ tài khoản 131, 331 trên Bảng cân đối phát sinh sẽ bằng số dư trên Bảng tổng hợp công nợ. Cuối tháng, quý các bạn cần làm các biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp. Để kiểm tra chính xác công nợ phải thu, công nợ phải trả.
+ TK 133: Tài khoản này có số dư bên Nợ thì tài khoản 33311 sẽ không có số dư bên có và ngược lại (cũng có trường hợp 33311 dư nợ do bạn nộp thừa VAT). Nếu tài khoản 133 có số dư bên nợ sẽ khớp với chỉ tiêu 43 trên tờ khai thuế thuế GTGT kỳ tương ứng (khớp giữa việc hạch toán và kê khai). Nếu TK 33311 có số dư bên có thì nó sẽ khớp với chỉ tiêu 40 trên tờ khai thuế GTGT kỳ tương ứng.
+ TK 242: Tài khoản này luôn có số dư bên nợ, số dư cuối kỳ tài khoản 242 sẽ phải khớp với giá trị còn lại trên bảng phân bổ CCDC và chi phí trả trước
+ TK 152, …, 157: “Nhóm hàng tồn kho” Các tài khoản này luôn có số dư bên nợ và số dư cuối kỳ các tài khoản sẽ bằng giá trị tồn kho của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa,… trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Các bạn cần kiểm tra lại thẻ kho để kiểm tra có bị âm kho hay không.
+ TK 2111 và TK 2141:
– Dư nợ 2111 bằng tổng cột Nguyên giá hiện tại trên bảng Khấu hao TSCĐ, – Dư có TK 2141 bằng tổng cột Hao mòn lũy kế TSCĐ – Số dư Nợ cuối kỳ của TK 2111 – Số dư Có cuối kỳ TK 2141 = Giá trị còn lại của TSCĐ trên Bảng tính khấu hao tài sản cố định.
+ TK 341: Khớp giữa sổ chi tiết nợ vay và sổ tổng hợp nợ vay. Số dư cuối kỳ bên có = giá trị còn lại trên bảng tổng hợp nợ vay phải trả. Cuối kỳ kế toán lập biên bản đối chiếu công nợ vay. Hoặc xin bản đối chiếu từ ngân hàng.
+ TK 334: Khớp với bảng thanh toán tiền lương của cán bộ công nhân viên. Số dư bên có thể hiện số tiền còn phải cho nhân viên. Số liệu TK này cũng được đối chiếu với tờ khai quyết toán thuế TNCN trong kỳ. Thông thường, nếu DN có các khoản không chịu thuế TNCN thì tổng thu nhập chịu thuế trên tờ khai quyết toán sẽ nhỏ hơn tổng lương (bên có 334). Còn nếu toàn bộ chi phí lương của DN mà là thu nhập chịu thuế thì số liệu bên có TK 334 sẽ bằng tổng thu nhập chịu thuế trên tờ khai quyết toán TNCN
+ TK 333: Các loại thuế phải nộp, các bạn sẽ đối chiếu với dự liệu khai nộp thuế, bảng kê nộp thuế. Nhất là tài khoản 33311 các bạn cần hết sức chú ý. Nếu nó dư có thì khớp với chỉ tiêu 40 trên tờ khai thuế giá trị gia tăng. TK 3335 đối chiếu với tờ khai quyết toán thuế TNCN. TK 3334 đối chiếu với tờ khai quyết toán thuế TNDN.
+ TK 3382, 3383, 3389: Các tài khoản này đối chiếu với bẳng tính nộp bảo hiểm, khớp với biên bản đối chiếu bên bảo hiểm xã hội. Bạn cũng nên đối chiếu với tờ khai quyết toán TNCN.
+ TK 4111: Khớp với biên bản góp vốn của các thành viên công ty, sổ theo dõi vốn góp công ty. Trường hợp xử lý vốn ảo, các bạn cần kiểm tra và hoàn thiện đầy đủ các biên bản cho vay, hợp đồng vay…
+ TK 421: Đối chiếu với bảng báo cáo kết quả kinh doanh. TK 4212 sẽ bằng số liệu của chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế chưa phân phối trên Báo cáo kết quả kinh doanh. TK 4211 sẽ đối chiếu với tình hình chuyển lỗ trên tờ khai quyết toán thuế TNDN
+ Các tài khoản đầu 5,6,7,8,9: sẽ không có số dư cuối kỳ. Ngoài ra các bạn cần kiểm tra lại toàn bộ các sổ cái các tài khoản này kiểm tra xem việc ghi nhận các nghiệp vụ đã chính xác hay chưa. Chẳng hạn việc bạn ghi nhận nhầm 1 khoản chi phí bán hàng vào chi phí quản lý doanh nghiệp thì số lãi lỗ vẫn không thay đổi nhưng việc ghi nhận lại sai khoản mục chi phí. Rà soát chặt chữ các nghiệp vụ làm giảm Doanh thu, chi phí (như hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu, điều chỉnh giá…)
Các bạn cũng có thể vận dụng cách đối chiếu chéo giữa các tài khoản. Ví dụ:
+ Phát sinh nợ TK 632 thông thường sẽ bằng tổng phát sinh có TK 155 + 156 + 157. Nếu có các trường hợp bán hàng không qua kho hay nhập lại kho hàng bán bị trả lại, hay có phát sinh giá vốn dịch vụ… thì sẽ không bằng.
+ Tài khoản 511 so sánh với TK 33311: Nếu chỉ có 1 mức thuế suất bán ra thì thông thường số liệu phát sinh có TK 33311 sẽ bằng tổng phát sinh có TK 511 x (nhân) với thuế suất tương ứng. Trừ một số trường hợp đặc biệt xảy ra thì kết quả sẽ khác nha.
+ Tài khoản 154 so sánh với các tài khoản chi phí quá trình sản xuất
+ Và nhiều trường hợp kiểm tra khác…
Dựa vào cách lập bảng cân đối số phát sinh nêu trên, bạn hoàn thiện và kiểm tra bảng cân đối số phát sinh hoàn chỉnh và chính xác là bạn đã đi được 80% công việc trong 1 năm. Phần còn lại là căn cứ vào cân đối phát sinh để lập các biểu báo cáo tài chính năm.
